Все что вам нужно знать об инвентаризации

Инвентаризация — самая нелюбимая часть работы любого ресторатора. Но именно она позволит избежать многих проблем, будь то списание товара, оплата счетов или контроль за персоналом.

Для эффективной и быстрой инвентаризации мы рекомендуем установить единую систему учета, например iiko, которая автоматически списывает продукты и сообщает об опасных действиях.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация показывает реальную ситуацию со складом, а также доход и маржинальность.

Виды инвентаризации:

• Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.
  
  
• Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.
  
  
• Ежедневная. Учет остатков бара.
  
  
• Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.
  
  

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен.

Если в ходе проверки выявляются минусы по остаткам, затраты распределяются между ответственными лицами.

А это, как правило, все кто имеет доступ к ТМЦ от повара до менеджера.

Что может показать инвентаризация:

1. Единицы измерения. В накладной и в приходном ордере разные единицы измерения. Например пергаментная бумага в накладной указана в упаковках, а в приходном ордере в листах, в связи с чем по итогам инвентаризации выйдет плюс.
   
   

К расходникам необходимо относиться максимально внимательно, если вы продаете навынос/доставку. Правильнее будет считать себестоимость с учетом расходных материалов. В калькуляцию необходимо вносить упаковку и контролировать, как списывается.

2. Дубль-позиция. «Овощи замороженные» и «замороженные овощи». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Часто в рецептуре прописано одно количество продукта, а в процессе приготовления используется намного меньше. К примеру в тех. карте для приготовления кофе указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (в питчер требуется налить определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек различаются, и в питчер остается молоко). При проведении инвентаризации молоко часто показывает в большом плюсе.

Вот в этих плюсах по молоку и есть возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить напиток и подарить его гостю.

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Воровство

Самый распространенный метод обмана использовать один и тот же столик с "частым" заказом несколько раз. Это актуально для заведений с маленьким меню. После оформления заказа кассир распечатывает пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется.

При следующем таком же заказе, создавать новый стол нет необходимости.

Как бороться с воровством:

• Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.
  
  
• Анализируйте среднее время обслуживания. В какой смене, какой стол, какие блюда.
  
  
• Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.
  
  

Второй способ, учитывать в тех. карте процент отхода (то что уходит в мусор). Если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% вы сразу заметите.

Если возникли расхождения, что делать?

Необходимо пересмотреть калькуляцию и составленные тех карты.

Проверить в каких единицах занесен товар и сравнить с накладной.

Составить программу лояльности для гостей.

Обратить внимание на те позиции, которые регулярно уходят в минус.

Проводить обучение персонала.

Как сделать анализ?

Выбрать те позиции, в которых отмечается расхождение, если это покупные товары, проверьте накладные и приход товара за неделю. Если же вы не нашли ошибки, то причины могут быть иные, например: воровство, не списанная просроченная продукция, неправильно пробили.

Если это ингредиенты, необходимо внимательно пересмотреть тех карты, если ошибок нет, то проверить работу повара, соблюдается ли рецептура. Если и здесь все в порядке, то остается неправильное списание и воровство.

Какой процент недостачи и списания можно считать допустимым?

Списание:

Для кофейни — не должен превышать 5 процентов (если не производит выпечку).

Для фастфуда — так же не более 5%.

Для кафе и ресторана, не должен превышать 3 процента. Если же он выше, то это признак больших остатков, неправильно оформленных заказов, заготовок.

Особенности проведения инвентаризации

Если у вас продается уже готовая продукция, то это штучный учет и в таких заведениях можно проводить учет ежедневно. Та же ситуация в баре.

Для заведений работающих навынос — необходимо учитывать материалы упаковки, включать их в калькуляцию.

Для заведений с полным циклом производства, необходимо обратить внимание на остатки.


Советы для ресторатора

Запланируйте график, выберите ответственного сотрудника, проверьте тех карты. Не забывайте анализировать результаты инвентаризации.

Сделать инвентаризацию проще и сократить время можно с помощью системы автоматизации iiko. Программа позволяет следить за остатками в режиме реального времени.